职场：怎么开会有效率(2)

4 找对的人开会

开会的目的是为了沟通和解决问题，而这些活动必须通过人来进行，因此必须清楚地知道应该邀请谁参加才能成事儿。

邀请与会者的判断基础是他必须要有话语权。尤其是在解决问题类型的会议上，在座诸位必须是真正能拍板的人。
当遇到邀请某位重要决策者，但他另派手下来开会时，得先弄清列席者的授权级别。如果他表示需要做决策时“得先回去问老板”，建议立刻结束会议，不要浪费时间。否则难保，其他决策者现场敲定结果，却要在缺席者事后提出不同意见时耗时地进行新一轮反复讨论。

5 让各方明白利益点

参加会议的人产生对会议的消极态度的一个重要原因是他认为“这事儿与我无关”。而任何工作都是以利益为前提出发的，只有让每个人清楚在这次会议中自己的利益点他才会对会议的内容提起兴趣。

这种情况在开跨部门的会时候尤为常见，所以这时候更需要清楚告知各部门领导人这个会议对其的利益点。否则就算会议发起者觉得请对了人，但对方却并不一定认为自己来对了。

可能第一次开会各部门经理还参加一下，但开着开着人全换成了秘书或者借故请假不见了。这时候的解决办法就是，在能确保会议确实与对方有紧密利益联系时，可以直接找到该部门经理的更上级领导，告诉他们这个会议对于他们部门的利益点。因为很有可能某个部门经理没有意识到这件事与他们部门的相关性，但是他们的领导从更高的角度会更清晰地看到相关性。

不过这时候需要特别注意方式方法，也要参考具体的公司文化，避免最后陷入两边不讨好的被动局面。

6 别忘了会后跟进

在会上把问题讨论出结果并不代表完事儿了。对许多参加会议的人来说，会后若没有一个总结性的纪要来提醒一下，就跟没开过那个会一样。

因此最好的结尾是对整场会议进行总结，并且对会议中所布置的各项任务给出明确的时间节点。这既有助于理清整场会议思路，也方便接下来的工作进行。

而在会后，一个认真的会议发起者还应该将会议的内容按主次整理好，通过邮件或其他形式分发给与会者。

这封邮件非常重要，它首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。会议发起者还可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，这首先能帮助确认该次会议达到了什么效果，其次还有助于提高今后开会的效率。

值得注意的是，一个会议最终能收到什么成效，往往很大程度上取决于会后跟进的速度和力度。

5个小技巧

1预估时间打提前量

如果要开1小时的会，准备时间量应该为45至50分钟，稍微留一些提问时间。如果能早结束，大家会很高兴，如果每次都超时会失去其他人的信任。

2提前准备Q&A

信息分享型会议和通知比较类似，新消息公布后总会出现疑问。组织者应该在会前准备一些可能会被提到的问题的答案以便现场解决，或者做一些Q&A的小册子进行指导，免得会后增加单独处理问题的时间成本。

3高效演示PPT

首先应该把PPT的数量控制在5至6张左右，辅件则放到后面，需要时再挑出来。其次大段朗读材料的意义不大，因为眼睛看的速度要快得多，而且每张PPT讲述的时间不宜超过2分钟。一场会议，演示PPT和讨论的时间比例为1：2是比较合理的。

4减少信息损耗

PPT演示信息传达多集中在口头，随着时间推移容易被人遗忘或者在传递过程中出现疏漏，产生信息损耗。要做到信息层层不损耗地传达给每一个人，最好的方式是将文字内容全都印下来。

5民主解决冲突

遇到各持己见无法决策时，不妨大家先列举自己的想法，先进行一轮投票，选出几个最佳方案，然后大家进行打分，再投票选出大家认为合理的方案。或许大家最初考虑时是漫无目的的，这个投票打分再投票的过程能帮助大家理清思路。当然，在选出A方案的同时还要准备一两个备选方案以应对事先没有预料到的突发状况。